El Archivo General de la Nación prevé implementar este año el Sistema Nacional de Archivo de Documentación Electrónica, una iniciativa que busca transformar la manera en que el Estado maneja la información, garantizando no solo la preservación de la memoria histórica, sino también un acceso más eficiente y organizado a los documentos.

El destacado historiador y director de la entidad, Roberto Cassá, consideró que la digitalización de archivos no es una tendencia aislada, sino una necesidad global, especialmente en un contexto donde la información se produce principalmente en formato digital. Hoy en día, muchos contenidos quedan almacenados en la web, una demostración de cómo la conversión electrónica facilita el acceso fluido a los datos, dejando atrás los antiguos métodos de almacenamiento en papel.

“Este es un paso inevitable, ya que el mundo está avanzando hacia la digitalización total. A medida se producen más documentos electrónicos y menos en papel. Desde hace años nos hemos propuesto pasar a una etapa superior de la archivística’’, indicó al resaltar el programa y su impacto. 

El funcionario destacó durante el Diálogo Libre que los documentos electrónicos ocupan menos espacio y permiten un flujo de información más rápido, lo que en un plazo a futuro no solo facilitará el acceso a los materiales, sino que también garantizará una gestión más ágil de la información, ayudando a las instituciones a optimizar sus procesos. “Este sistema integrará documentos de diversas entidades públicas, creando una red nacional que centralizará la información”, manifestó. 

Fase inicial

En esta primera etapa, el software evaluará y catalogará los documentos existentes, para luego centralizarlos en un sistema de almacenamiento digital, que será uno de los grandes beneficios ante el ahorro de espacio físico. 

La implementación de este servidor donado por las Naciones Unidas será gradual. Aunque algunas instituciones del país, como el Banco Central ya operan con un sistema de esta categoría, el Archivo General de la Nación se encuentra en un proceso crucial de transición. 

“Tomará unos años para que el país logre pasar a una gestión de un sistema archivístico acorde con la modernidad de los tiempos que es la plataforma digital, estamos en eso que es lo más importante”, indicó. 

El papel en descenso 

Para Cassá durante algunos años seguirá creciendo el número de documentos en papel, pero llegará un momento en que ese volumen empezará a declinar, lo que disminuirá el problema del espacio, pero planteará otros desafíos’’. 

En vista de ello, puntualizó la importancia en la que recae tener un archivo de sistema electrónico, que marque un antes y un después en la forma en que se accede y gestione la información, y así, garantizar que la historia y la administración pública sean preservadas de manera más eficiente, segura y accesible para todos.

“Para esto tenemos que lograr manejar el dominio del sistema archivístico digital electrónico, Estamos en proceso de dominarlo desde hace años”, expresó, 

Aseguró que el Archivo General de la Nación está listo para avanzar en este proceso, debido a la colaboración con empresas extranjeras y al uso de tecnología de vanguardia, que permitirá la creación de un sistema eficiente y seguro para el manejo de los archivos electrónicos en el país. 

Instituciones

Este proyecto no solo beneficiará a las instituciones del Gobierno, sino  también a los ciudadanos que buscan acceder de manera más rápida y sencilla a la información histórica y administrativa. Además, ayudará a que todos los archivos se integren en una red nacional, donde cada institución podrá decidir qué documentos compartir y cuáles mantener privados, no por secretos, sino porque no son necesarios para todos. 

“Ya no será necesario buscar en enormes pilas de papeles. En el futuro, el AGN planea integrar los archivos de otras entidades públicas, lo que permitirá que todos los documentos se compartan de manera más eficiente según sea necesario, mientras se mantendrán los documentos privados bajo estricta confidencialidad”, dijo.

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Desafíos

A pesar de las ventajas que se abordan, este sistema electrónico también conlleva desafíos, uno de ellos, los riesgos a posibles ciberataques, que, aunque son una preocupación global, no representan una amenaza. Cassá aseguró que estos archivos que reposan en la entidad no contienen información sensible que atraiga la atención de los ciberdelincuentes, minimizando así presuntos hackeos.

“La implementación de este programa será clave para crear una infraestructura de almacenamiento digital robusta, que será capaz de integrar documentos de diferentes entidades públicas, facilitando un acceso centralizado a la información”, manifestó. 

Organización 

Los desafíos no son solo tecnológicos, sino también organizacional. A medida que se avanza en el proceso será esencial que las entidades públicas se adapten a la nueva infraestructura y aprendan a gestionar correctamente los documentos electrónicos, lo que requiere tecnología avanzada y personal capacitado. Además, se tendrá que garantizar que los materiales que ya no son necesarios sean destruidos de manera segura, eliminando el riesgo de acumulación innecesaria de archivos.

“Sin duda alguna este servidor especial es un avance que será clave en nuestro desarrollo”, dijo.